Vielleicht ist Twitter das neueste und coolste Tool im Internet, aber E-Mail ist immer noch am weitesten verbreitet. E-Mail ist überall, und fast jeder nutzt es. Laut IDC/Ferris Research wächst das E-Mail-Volumen jährlich um 66 %. Die Untersuchungen belegen allerdings auch, dass die Größe der Dateianhänge jedes Jahr um durchschnittlich 192 % anwächst. Das liegt daran, dass immer mehr Menschen große und/oder sensible Dateien per E-Mail mit Partnern, Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern austauschen.
Das ist ein enormes Problem.
Da Dateianhänge immer größer werden, reagieren die System-Administratoren mit der Verhängung von Größenbeschränkungen für abgehende und/oder eingehende Dateianhänge. Und das Ergebnis? Wohlmeinende Mitarbeiter verwenden teurere und riskantere Möglichkeiten der Datenübertragung, wie z. B. den Download von Dateien auf CDs und USB-Sticks oder den Versand mittels ungesichertem FTP. Diese Verfahren sind bestenfalls nur riskant, können aber zu Datenverlusten führen, die Geschäftsbeziehungen, geistiges Eigentum und den guten Ruf Ihres Unternehmens gefährden.
Das Risiko von Datenverlusten und Sicherheitslücken:
Wie können Sie wissen, ob bei einem Datentransfer nicht auch sensible Informationen wie z. B. Kundendaten, Produktpläne oder Forecasts übertragen werden? Wie schützen Sie diese Art von Daten, während sie im Internet unterwegs sind, oder wie verhindern Sie, dass diese Ihr E-Mail-Netzwerk überhaupt erst verlassen?
Erhalten Sie nach dem Versand einer Datei eine Lieferbestätigung? Woher wissen Sie, ob der Empfänger authentisiert und berechtigt ist, den Anhang einzusehen? Welche Vorsichtsmaßnahmen sind getroffen, um den Austausch großer Dateianhänge mit Ihren Geschäftspartnern freizugeben oder zu unterbinden?
Ohne ein geregeltes Richtlinienmanagement-System für den Ad-hoc-Transfer großer Dateien riskieren Sie die gesetzliche Haftung, die Verletzung gesetzlicher Vorschriften und den Verlust unbezahlbaren geistigen Eigentums. Sie könnten die Daten ebenso gut auf eine Postkarte schreiben oder für alle Welt sichtbar im Internet veröffentlichen. Klare Prüfprotokolle, Lieferbestätigungen und Mechanismen für den gesicherten Datenaustausch mit vertrauenswürdigen Partnern sind unerlässlich.
Operative Ineffizienz und steigende Kosten:
E-Mail wurde nicht erfunden, um Dateien mit 10 MB zu versenden, ganz zu schweigen von sehr großen Dateien mit 50 GB oder mehr. Viele Mail-Server lassen große Multimedia-, CAD- oder PDF-Anhänge gar nicht erst passieren, und schon der gleichzeitige Versand mehrerer Dateien bis 50 MB kann Mail-Server und Netzwerke überlasten oder gar beschädigen und die IT-Kosten für Infrastruktur, Management und Archivierung in die Höhe treiben. Außerdem bieten standardmäßige E-Mail-Programme keine robusten MFT (Managed File Transfer)-Funktionen wie garantierte Zustellung mit Checkpoint/Restart, Lieferbestätigung, Rückverfolgbarkeit und Prüffähigkeit, sodass es praktisch unmöglich ist, den Versand einer Datei zu belegen oder ihren Erhalt nachzuweisen.
Und sobald E-Mail-Systeme und IT-Manager Größenbeschränkungen für E-Mail-Anhänge einführen und die ersten Nachrichten als unzustellbar zurückgeschickt werden, suchen sich die Mitarbeiter andere Wege für den Austausch ihrer Dateien. Willkommen im Teufelskreis der steigenden Kosten und wachsenden Risiken!
Machen Sie Ernst mit Ad-Hoc-Datentransfer im Netzwerk:
Axway hat Verständnis dafür, dass Mitarbeiter weiterhin so arbeiten möchten wie bisher. Das bedeutet einfach, dass Mitarbeiter eine E-Mail-Schnittstelle für den Ad-hoc-Datentransfer wünschen. Axway File Transfer Direct kombiniert die Möglichkeit, sehr große Dateianhänge zu versenden mit contentbasiertem Richtlinienmanagement, Verschlüsselung, Authentifizierung und Rückverfolgbarkeit. Damit werden die mit dem Versenden großer und vertraulicher Dateien über E-Mail verbundenen Bedenken bezüglich Infrastruktur, Kosten und Sicherheit eliminiert – ohne dass die Benutzer gezwungen sind, ihre Arbeitsweise wesentlich zu ändern oder neue Software herunterzuladen und zu erlernen.
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